SDQのビジネス送迎：請求書、ご利用者情報、繰り返しの予約

ご利用者と調整担当者を明確にする

会社のアシスタントが、別の方の移動を予約することもあります。お迎えボードに記載する氏名と、ご利用者につながる連絡先を配車チームへお知らせください。行程や見積もりの変更を誰が承認できるかも明確にしましょう。フライトが遅れた際に、複数の同僚から矛盾した指示が出るのを防げます。

出発前に、最終のお迎え確認をご利用者へ転送してください。保存しておく配車チームの電話番号、待ち合わせ案内、目的地も含めましょう。氏名とフライト情報で送迎を調整できる場合は、関係のない従業員記録や身分証明書を送らないようにしてください。

請求書と支払いの詳細を合意する

請求先の名称と、会社が必要とする請求書情報をご提供いただき、発行できる内容を配車チームにご確認ください。発注書、参照番号、特定の送付先が必要な場合は、移動前に調整を済ませましょう。領収書と勤務先が指定する形式の請求書が、同じものとして扱えるとは限りません。

当社が公表している支払い方法は、米ドル・ドミニカペソの現金、または事前に調整した銀行振込です。法人予約をしただけで、掛け払い、月次請求、カード払いが自動的に利用できるわけではありません。支払担当者と配車チームの間で、方法、通貨、総額、支払時期を書面で合意してください。

空港送迎と終日の業務移動を区別する

空港からオフィスへの送迎は、合意した住所までの1回の移動です。会議中の待機、別のオフィスへの移動、最後にホテルへ送る行程が必要な場合は、その内容を明示してご依頼ください。配車チームが適切なサービスを見積もれるよう、各住所と予定の待機時間をお知らせください。

繰り返し予約する場合は、前回の画面のスクリーンショットを流用せず、日付を付けた一覧を管理しましょう。荷物、同行者、目的地に変更がないか確認してください。空港へ戻る際のお迎えは、航空会社が求める空港到着時刻と、現実的な道路の所要時間に基づいて、別途確認してください。

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